新設合併の手続きはどうするの?契約書の作り方や記載事項を解説!

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この記事の監修専門家
M&A総合研究所 公認会計士
高谷 俊祐

新設合併の手続きは多岐に渡ります。また、新設合併契約書の作成は法令に準拠して作らなければ承認されません。本記事では、新設合併の手続きを進める方法について解説します。また、新設合併契約書の記載事項について解説し、合併契約書のひな型もご紹介します。

目次

  1. 新設合併のスケジュール
  2. 新設合併を行う際の手続き
  3. 合併契約書の作り方
  4. 新設合併の契約書記載事項
  5. 新設合併契約書のひな型
  6. 新設合併の手続きと契約書のまとめ
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1. 新設合併のスケジュール

新設合併のスケジュール

6月上旬に新設合併の効力発生日を迎える場合の一般的な手続きスケジュールを表にしました。

新設合併の手続きは、準備期間を含めると3ヶ月前後の期間が必要になります。ただし、専門家の協力によって効率良く手続きを進めれば、期間を短縮することも可能です。

以下でご紹介するスケジュールでは、4月上旬に取締役会などで承認を得るとすると、3月中旬には合併契約の内容を詰めたり債権者への説明を進めることになります。

順調に4月中旬に新設合併契約が締結されれば、株主や債権者への通知や個別催告を行います。株主総会で株主からの承認が得られ、債権者からの異議申し立ての受付が終了すれば、無事効力発生日を迎えることとなります。

効力発生日以降は2週間以内に登記申請を済ませ、6ヶ月の間新設合併に関する書類を備置します。

日程 設立会社 消滅会社
3月中旬   準備期間(債権者への説明など)
4月上旬   業務執行決定機関の承認、官報公告の掲載申し込み
4月中旬   新設合併契約の締結
4月下旬   官報公告の掲載、債権者への個別催告、契約書などの事前備置
5月上旬   株主に株主総会への招集通知発送
5月下旬   株主総会で新設合併契約の承認決議
6月上旬   債権者異議申述期間満了、新設合併の効力発生
6月上旬以降 登記申請 登記申請、書類の事後備置

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2. 新設合併を行う際の手続き

新設合併を行う際の手続き

新設合併を行う際の手続きには

  • 合併契約書の準備
  • 書面の事前開示
  • 官報公告への掲載
  • 消滅会社発行積み株券等の提出公告と通知
  • 株主総会の招集通知
  • 合併反対株主への通知
  • 株主総会での承認
  • 債権者保護の手続き
  • 効力発生に合わせた各種登記
  • 書面の事後開示

など多岐に渡ります。それぞれの手続き内容について解説します。

合併契約書の準備

新設合併の手続きには、合併契約の内容を記した新設合併契約書を作成することが会社法によって定められています。新設合併契約書は、記載する項目や公開する期間が定められています。

合併契約書とは?

新設合併を行う当時会社は、新設合併契約書を作成し、株主や債権者から承認を得る手続きを踏むことで合併の効力が得られます。新設合併契約書に記載しなければならない項目は会社法によって定められています。

書面の事前開示

新設合併の当事会社は、効力発生日まで新設合併契約書をそれぞれの会社の本店に備置しなければなりません。誰でも閲覧できる状態で開示しておくことで、新設合併の内容を周知します。

事前開示書類の内容の一例としては

  • 合併契約書
  • 合併対価の相当性に関する事項
  • 合併対価について参考となるべき事項
  • 計算書類等に関する事項
などがあります。

官報公告への掲載

新設合併することを債権者に周知する手続きの必要があります。そのために、官報公告に申請して掲載してもらいます。この時同時に、新設合併に対して債権者から異議があれば受け付けるということも告知します。

官報公告と電子公告で告知すれば、債権者へ個別通知の手続きは必要ありません。しかし確実に告知するために、官報広告だけでなく個別の通知も行う企業が多いです。

消滅会社発行済み株券等の提出公告と通知

新設合併によって新会社の株式発行手続きをすることになります。そのため、消滅会社の株主に保有株式を提出してもらい、その対価を受け渡すことを広告・通知します。

株主総会の招集通知

新設合併の承認を得るために、株主総会で株主の承認を得る手続きを踏みます。そのため、株主総会の開催を株主へ通知します。株主への招集通知は、株主総会の1週間前までに送ります。

ただし、上場企業や、書面投票・電子投票を行う非上場企業は、2週間前までに株主へ通知を送ることとされています。

合併反対株主への通知

合併反対株主へも通知を行います。反対株主は、合併前の保有株式を買い取るよう請求手続きをすることができます。

株主総会での承認

新設合併の当事会社は、新設合併の効力発生日前日までに株主総会で承認を得る手続きを済ませなければならないと定められています。

株主総会での議決権が制限されている議決権制限株式や、優先的に配当が受け取れる剰余金配当優先株式など、消滅会社が種類株式を発行している場合は、種類株主総会で株主の承認を得る手続きも必要です。

債権者保護の手続き

新設合併で債権者に不利益が生じる場合は、その旨を事前開示書類に明記したり、債権者に個別で通知を送るなどの手続きが必要です。

また、官報公告に債権者からの異議申し立てを受け付けるという告知を掲載して、債権者に周知します。期限までに債権者の異議申し立てがなければ、特別な手続きをしなくても自動的に同意したことになります。

効力発生に合わせた各種登記

新設合併の効力発生日から2週間以内に法務局へ登記申請手続きを行います。登記申請手続きには、変更登記申請書や合併契約書、株主総会議事録など多くの申請書類が必要です。

また、合併条件によって必要な書類や登録免許税の支払い額、収入印紙代などが変わってきます。申請手続きの際は専門家に確認してもらった方が確実です。

書面の事後開示

新設合併の効力発生日以降は、事後開示書類を新設会社の本店に6ヶ月間備置することが定められています。
事後開示事項の一例としては

  • 効力発生日
  • 消滅会社の法定手続きについて
  • 変更登記日
  • 権利義務について
などがあります。

【関連】合併(吸収合併)と買収の違いは?M&A手法を徹底解説!

3. 合併契約書の作り方

合併契約書の作り方

合併契約書の構成は、大きく分けて

  • タイトル
  • 前文
  • 条文形式の契約内容本文
  • 後文

となっています。

新設合併契約書では、会社法で定められた必要事項を条文形式で記載することが一般的です。

新設合併契約書には、必ず記載しなければ効力が無効になってしまう項目と、記載しなくても効力は発生する項目があります。株主や債権者保護に必要と当事会社が判断すれば記載します。

新設合併契約書の最後には契約書の作成部数と保管する場所を記載し、合併契約書を作成した日付と、当事会社の記名と捺印で完成です。

具体的な記載事項についてはこの後解説します。

4. 新設合併の契約書記載事項

新設合併の契約書記載事項

新設合併契約書に記載する項目は

  • 契約書名
  • 前文
  • 契約の定義
  • 合併後の商号
  • 合併後に発行する株式
  • 合併後に増加する資本金
  • 合併を承認する株主総会
  • 合併の効力発生日
  • 合併後の財産継承について
  • 注意義務に関する同意事項
  • 合併後の人事
  • 本契約の条件変更または解除
  • 本契約が持つ効力
  • 本契約の管轄
  • 合併に関する協議事項

などがあります。それぞれについて簡単に解説します。

双方が合意の契約書名

新設合併契約書の契約書名は会社法で定められてはいませんが、「合併契約書」または「新設合併契約書」と記載することが一般的になっています。

契約者が分かる前文

新設合併契約書の前文では、当事会社が合併契約を行い、新設会社を設立することとなった旨を記載します。一方の会社を「甲」、もう一方の会社を「乙」、新設会社を「丙」として、これ以降はそれぞれの会社名を甲、乙、丙で記載することが一般的です。

本契約による定義

本文の第1条では、合併によって新会社を設立する旨を明記します。また、この合併によって当事会社は解散することも記載します。

消滅会社それぞれの商号と住所を記載

第2条では、この合併によって解散する当事会社の商号と本店所在地を記載します。

合併後の商号

消滅会社の情報の次は、合併後新会社の情報を記載します。新会社の事業内容を簡単に紹介し、商号、本店所在地などを記載します。

合併後に発行する株式の定義

新設会社が合併によって発行する株式数を記載します。また、消滅会社の株主に交付する株式の割当比率も定義します。

合併後に増加する資本金

新設合併後の資本金を記載します。
具体的には

  • 資本金
  • 資本準備金
  • 資本剰余金
  • 利益準備金
  • 利益剰余金
これらの金額を明記します。

合併を承認する株主総会

当事会社がそれぞれ開催する株主総会の期日を明記し、新設合併の承認と合併に関する決議を行うことを記載します。

手続きが滞って株主総会の開催期日が変わることもあります。その場合は、当時会社の協議によって開催期日を変更する可能性があることも記載します。

合併の効力発生日

新設会社の効力発生日を明記します。ただし、手続きの進み方によっては期日がずれる可能性もあります。その場合は、当事会社の協議によって変更することができることも記載します。

合併後の財産承継について

当事会社の資産と負債を合算して新設会社に承継することを記載します。あらかじめ設定した期日の資産と負債を基にして、そこに効力発生日までの増減した資産と負債を加除して算出します。

注意義務に関する同意事項

新設合併に関して取締役の判断によって会社に損失が出た場合でも、責任免除の条件に当てはまっていれば損害賠償責任が免除されることに同意する旨を記載します。注意義務に関する同意事項は、取締役会や株主総会での承認が必要です。

合併後の人事

新設会社の取締役やその他役員の選出、退任する取締役やその他役員の処遇、従業員の引き継ぎに関して記載します。

消滅会社の取締役やその他役員が合併を期に退職する場合は、当事会社の株主総会での承認があれば、退職慰労金を支給することができます。

また、新設合併に際して消滅会社の従業員を新設会社に引き継ぐことを記載します。従業員の勤続年数は承継前と承継後で通算されることも記載します。

本契約の条件変更または解除

新設合併契約の締結日から効力発生日までの間に、不測の事態によって当事会社の経営に問題が発生した場合は、当事会社の協議によって条件の変更や契約の解除ができることを記載します。

本契約が持つ効力

新設合併に関して、当事会社の株主総会で承認が得られなかった場合は合併契約の効力を失う旨を記載します。また、手続きの中で関係官庁の承認を得られなかった場合も効力を失うことを記載します。

本契約の管轄

もし当事会社の間で新設合併に関して紛争となった場合の管轄裁判所を記載します。

合併に関する協議事項

新設合併契約書に記載した条文以外に必要な事項が出てきた場合は、当事会社の協議によって決定することを記載します。

【関連】吸収合併契約書の作り方・記載事項を解説!【ひな型/記載例あり】

5. 新設合併契約書のひな型

新設合併契約書のひな型

新設合併契約書には、以下のひな型のように、法令に準拠した記載事項を漏れなく明記する必要があります。ひな型に沿って記載することで、記載漏れがないように注意しなければなりません。

しかし合併契約書のひな型にある記載事項や記載内容を参考にしても、合併当事会社によって必要な記載内容は違います。新設合併契約書は、ひな型に沿って作成した後に専門家に確認してもらうなり、ひな型を利用せずに全て専門家に任せる方が間違いありません。

以下に新設合併契約書のひな型を引用します。ひな型の記載事項は必要に応じて削除するなり、変更するなりしてください。

合併契約書

株式会社〇〇〇〇(以下「甲」という。)と株式会社〇〇〇〇(以下「乙」という。)は合併し、株式会社〇〇〇〇(以下「丙」という。)を設立するにつき、次の通り合併契約(以下「本契約」という。)を締結した。

第1条(合併及び新会社の設立) 甲乙両会社は、合併して丙を設立し、甲乙は解散するものとする。
第2条(消滅会社) 本合併における消滅会社の商号等は、以下のとおりである。

①商号 株式会社〇〇〇〇
②本店所在地 東京都〇〇区〇〇町〇〇丁目〇番〇号

①商号 〇〇株式会社
②本店所在地 東京都〇〇区〇〇町〇〇丁目〇番〇号
第3条(新会社) 本合併の設立会社である丙の商号等は、以下のとおりである。
①目的 〇〇の製造販売、…
②商号 株式会社〇〇〇〇
③本店所在地 東京都〇〇区〇〇町〇〇丁目〇番
④発行可能株式総数 〇〇株
第4条(定款) 丙の定款で定める事項は、別紙のとおりである。
第5条(割当比率) 丙は、本合併に際し、その普通株式〇〇株を発行し、丙の成立の日(以下「効力発生日」という)の前日における最終の甲及び乙の株主名簿(実質株主名簿を含む。以下同じ。)に記載し又は記録された株主に対し、甲の普通株式〇株につき丙の普通株式〇株、乙の普通株式〇株につき丙の普通株式〇株の割合により割当交付する。
第6条(資本金及び資本準備金等) 丙の設立時における資本金及び準備金の額は、次のとおりとする。
(1)資本金   〇〇円
(2)資本準備金 〇〇円
(3)資本剰余金 〇〇円
(4)利益準備金 〇〇円
(5)利益余剰金 〇〇円
第7条(効力発生) 合併の効力発生日である丙の設立予定日を平成〇年〇月〇日とする。ただし、合併手続きの進行状況を考慮して、必要に応じて甲乙協議の上、これを変更することができる。
第8条(資産の引継ぎ) 甲は、平成〇年〇月〇日現在における貸借対照表、その他同日現在の計算書類、乙は、平成〇年〇月〇日減税における貸借対照表、その他同日現在の計算書類を基礎とし、これに効力発生日までの増減を加除した資産、負債及び権利義務の一切を効力発生日において丙の資産、負債及び権利義務とする。
第9条(剰余金の処分) 甲及び乙は、平成〇年〇月〇日の最終のそれぞれの株主名簿に記載又は記録された株主又は登録株式質権者に対し、それぞれ1株あたり〇〇円(総額〇〇円)を限度として平成〇年〇月〇日から平成〇年〇月〇日までの期間の剰余金を支払うことができる。
第11条(株式の配当) 第5条により発行した株式に対する配当は、平成〇年〇月〇日から起算するものとする。
第12条(従業員の引継ぎ) 甲乙の従業員は、全部丙において引き継ぎ、その勤続年数を通算するものとする。
第13条(株主総会) 甲は平成〇年〇月〇日に、乙は平成〇年〇月〇日にそれぞれ臨時株主総会を招集し、本契約の承認及び本合併に必要な事項に関する決議を求める。ただし、本合併手続の進行に応じ必要あるときは、甲及び乙が協議のうえ、この期日を変更することができる。
第14条(合併後の役員) 丙の設立時取締役その他役員の氏名は以下のとおりである。
取締役   〇〇〇〇
取締役   〇〇〇〇
取締役   〇〇〇〇
監査役   〇〇〇〇
監査役   〇〇〇〇
監査役   〇〇〇〇
会計監査人 〇〇〇〇
第15条(退職慰労金) 甲及び乙は、甲及び乙の取締役又は監査役のうち、本合併に際して丙の取締役又は監査役に就任しなかった者に対し、それぞれの株主総会決議により、甲又は乙の支給基準に従い退職慰労金を支給することができる。
第16条(会社財産の管理等) 甲及び乙は、本契約締結後、効力発生日の前日までの間、善良なる管理者の注意をもって、その業務執行及び財産の管理運営を行い、その財産及び権利義務に重大な影響を及ぼすような行為をなす場合には、予め協議して合意のうえ、これを実行する。
第17条(機密事項) 甲及び乙は、その知り得たお互いの内情については厳重に機密を保持し、これを他に漏らしてはならない。
第18条(合併条件の変更、合併契約の解除) 甲及び乙は、本契約締結の日から効力発生日前日までの間において、天災地変その他の事由により、甲又は乙の資産状態若しくは経営状態に重大な変動が生じたとき、甲又は乙の資産若しくは経営状態に隠れたる瑕疵が発見された場合には、甲乙協議の上、本契約に定める条件を変更し、または互いに損害賠償等を請求することなく本契約を解除することができる。
第19条(合併契約の効力) 本契約は、甲又は乙の合併承認総会の承認又は法令に定める関係官庁の承認を得られないときは、その効力を失う。
第20(反社会勢力の排除) 甲及び乙は、自己又は自己の代理人若しくは媒介をする者が、現在、暴力団、暴力団員、暴力団員でなくなったときから5年を経過しない者、暴力団準構成員、暴力団関係企業、総会屋等、社会運動等標ぼうゴロまたは特殊知能暴力集団等、その他これらに準ずる者(以下これらを「暴力団員等」という。)に該当しないこと、および次の各号のいずれにも該当しないことを表明し、かつ将来にわたっても該当しないことを相互に確約する。
一 暴力団員等が経営を支配していると認められる関係を有すること
二 暴力団員等が経営に実質的に関与していると認められる関係を有すること
三 自己、自社もしくは第三者の不正の利益を図る目的または第三者に損害を加える目的をもってするなど、不当に暴力団員等を利用していると認められる関係を有すること
四 暴力団員等に対して資金等を提供し、または便宜を供与するなどの関与をしていると認められる関係を有すること
五 役員または経営に実質的に関与している者が暴力団員等と社会的に非難されるべき関係を有すること
2 甲又は乙は、前項の確約に反して、相手方又は相手方の代理若しくは媒介をする者が暴力団員等あるいは前項各号の一にでも該当することが判明したときは、何らの催告をせず、本契約を解除することができる。
3 甲又は乙が、本契約に関連して、第三者と下請け又は委託契約等(以下「関連契約」という。)を締結する場合において、関連契約の当事者又は代理若しくは媒介をする者が暴力団員等あるいは1項各号の一にでも該当することが判明した場合、他方当事者は、関連契約を締結した当事者に対して、関連契約を解除するなど必要な措置をとるよう求めることができる。
4 甲又は乙が、関連契約を締結した当事者に対して前項の措置を求めたにもかかわらず、関連契約を締結した当事者がそれに従わなかった場合には、その相手方当事者は本契約を解除することができる。
第21条(協議事項) 本契約に定める事項のほか、本合併に関し必要な事項は、本契約の趣旨に従い、甲及び乙が協議のうえ、これを決定する。
第22条(管轄合意) 甲及び乙は、本契約に関して紛争が生じた場合には、〇〇地方裁判所を第一審の専属的裁判所とすることを合意する。

6. 新設合併の手続きと契約書のまとめ

新設合併の手続きと契約書のまとめ

本記事では、新設合併に必要な手続きと新設合併契約書の記載事項を、ひな型と共にご紹介してきました。

新設合併の手続きは

  • 合併契約書の準備
  • 書面の事前開示
  • 官報公告への掲載
  • 消滅会社発行積み株券等の提出公告と通知
  • 株主総会の招集通知
  • 合併反対株主への通知
  • 株主総会での承認
  • 債権者保護の手続き
  • 効力発生に合わせた各種登記
  • 書面の事後開示
これら多岐に渡る手続きを遅滞なく進めなければなりません。

また、新設合併契約書の記載事項には
  • 契約書名
  • 前文
  • 契約の定義
  • 合併後の商号
  • 合併後に発行する株式
  • 合併後に増加する資本金
  • 合併を承認する株主総会
  • 合併の効力発生日
  • 合併後の財産継承について
  • 注意義務に関する同意事項
  • 合併後の人事
  • 本契約の条件変更または解除
  • 本契約が持つ効力
  • 本契約の管轄
  • 合併に関する協議事項

これらの記載事項を状況に応じて記載する必要があることをご紹介しました。

新設合併の手続きや新設合併契約書の作成は、当事会社にとって大きな負担となります。専門家の協力を得ながら、極力短期間で手続きを進めることも重要です。

合併契約書の作成は専門家に相談

本記事では合併契約書の記載事項や実際のひな型をご紹介しましたが、新設合併契約書の作成は、記載事項が法令に準拠していないと有効になりません。新設合併契約書などの重要書類は専門家の監修が必要になります。

M&A総合研究所では新設合併手続きの経験が豊富なスペシャリストが新設合併契約書を作成します。ひな型の記載事項以外にも、それぞれの会社の実情に沿った契約書を作成します。

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